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档案专业整理

1.档案整理

在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量

2.目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。

3.拆除装订

在不去除装订物的情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

4.区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关和重份的文件要剔除,有正式的文件可以不扫描原稿。

5.页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

6.档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

7.装订

扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。


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